この記事を書いた人
仕事ができる人と、仕事ができない人。
職場はこの２種類の人で構成されています。
あなたはどちらでしょうか？
たとえ「仕事ができない人」であったとしても、自分を責める必要はありません。
仕事ができないのは、能力が低いからなどの理由ではないのですから。
実は、仕事ができる人とできない人の違いは、些細なものなのです。
その違いさえわかれば、あなたもすぐに「仕事ができる人」になれますよ。
仕事ができる人とできない人の10の違い
仕事ができる人とできない人の違いは次の10個です。
- 時間管理
- 計画の立て方
- 話を聞くときの姿勢
- 質問の量
- 素直さ
- ミスをしたときの対応
- 表情
- 周囲との付き合い方
- 自信
- 残業
一つずつご説明していきます。
1．時間管理
仕事ができる人は自分で目標時間を決めて、効率よく終わらせる方法を考えます。
仕事ができない人は特に時間を考えずに、ダラダラと仕事を進めます。
時間を考えずに仕事をする人は、
「就業時間内に仕事が終わらなくても、とりあえず時間を消化すれば給料がもらえる」
という考えで仕事をしているケースが多いです。
しかしそれでは、就業時間内に終わらなかった仕事を家に持ち帰ることになってしまいます。
家に持ち帰っても、気が散って仕事ができず、結局終わりません。
そのため、すべてがギリギリで余裕がないという事態になってしまうのです。
「終わらなくても、家でやればいいや」
という気持ちは捨てましょう。
仕事を与えられた時は、時間を決めて計画的に取り組むことです。
2．計画の立て方
仕事ができる人は、やるべきことを把握してから自分でスケジュールを立てて行動します。
仕事ができない人はとにかく手当たり次第に進め、些末な作業にこだわったり、二度手間が多かったりします。
仕事ができる人は、がむしゃらに仕事をやるのではなく、納期までの時間や重要性、難易度を考慮して仕事の優先順位を決めるのです。
やりやすいものから手当たり次第に取り組んでいると、本当にやるべきことや守るべきことを見失ってしまいかねません。
また、些細なところにこだわってしまって、本来そこまで重要でない作業に時間を取られていませんか？
仕事ができない人は一度で終わることを二度も三度も繰り返して終わらせることも多いのです。
その結果、納期に間に合わない仕事が発生することにもなるのです。
仕事を進める時は、「段取り８分実行２分」を意識しましょう。
その名の通り、計画を立てたり段取りを組み立てることにこそ時間を割くやり方です。
丁寧に計画を作り、実行はそれにそって手早くやってしまう、というこの方法には
- 自分の能力に応じて計画が組める
- もしものトラブルをあらかじめ想定できる
などのメリットがあるのです。
仕事ができない人は段取りをイメージできないまま仕事に取りかかってしまいがちですが、それではあまりに無謀です。
まずは段取りをしっかり組み立てることから仕事を始める癖をつけましょう。
3．話を聞くときの姿勢
仕事ができる人は細かいことでもメモに残します。
仕事ができない人は理解したつもりで、メモを怠ります。
仕事ができない人は、
- 「まあいいか」
- 「ちゃんときいてるから大丈夫」
と、ついメモを怠ってしまいがちです。
メモを取らなかったばかりに、同じことを何度も聞いていては先輩や上司をいらつかせてしまいますよね。また、聞くのをためらってそのまま仕事を進めれば、仕事に欠陥が出てしまいます。
そんなことにならないためにも、必要なさそうだと思えることでも細かくメモを取るクセをつけましょう。
4．質問の量
仕事ができる人は仕事の内容などで疑問点があれば、すぐに質問します。
仕事ができない人は変にプライドが邪魔して質問ができない、知ったかぶりをしてしまいます。
たとえば、上司に一度に複数の仕事を指示されたとき。
どれを先にやればいいのかわからなくなるときってありますよね。
そんなとき、自分勝手に仕事の優先順位を決めてしまうと、
「順番がわかってない！」
と厳しい指摘を受けることになります。
指摘がなかったとしても、上司が思っていたのと違う処理の仕方だった場合、「要領が悪い」と思われかねません。
そうなってしまわないように、なにか判断に迷うことがあれば、とにかく上司に相談することです。
少しでも迷った時に、自分で判断して行動してしまうと叱られて評価を下げられることになってしまいます。
誰でも最初から完璧に仕事ができるわけではありません。
「わかりません」と言うことは恥ではなく、仕事を効率よく進めるために必要なことなのです。
質問が少なければ、本当に理解できているのか疑問に思われたり、意欲がないように見られたりすることもありますよ。
少しでも疑問があれば、どんどん質問するべきです。
5．素直さ
仕事ができる人は先輩や上司から言われたことをすぐに実践します。
仕事ができない人は言われたとおりにできない・やらない傾向があります。
仕事ができない人は、考えなくていいところで立ち止まってしまうことがあります。
教えてもらったことに対して、変に考え込んでしまって手元がおろそかになっているのです。
これは、つい自分自身のやり方を模索してしまっているのが原因です。
最初は仕事のやり方について、どう進めていいかわからないのが当たり前ですよね。
だからまずは、「とにかく言われたとおりに実行する」ということが大事です。
まずは言われたことを、即座に、言われたとおりにやってみましょう。
6．ミスをしたときの対応
仕事ができる人は小さなミスでも、すぐに上司に報告します。
仕事ができない人はミスをしたら隠そうとする、人のせいにしようとする
仕事ができない人は、もし上司に叱られたらと思うと怖くて、ついミスを隠してしまいがちです。
けれど、隠してしまったことによって上司が気づいた時には手遅れという状態になってしまったら、その方が損害も大きく、上司の怒りも大きいでしょう。
また、ミスを人のせいにしようものなら、信用を失い立場が悪くなってしまうだけです。
どんなに小さいと思えるミスでも気づいた時点ですぐに上司に報告すること。
また、自分の責任であると素直に認めることが大事です。
7．表情
仕事ができる人は最強のコミュニケーションツール「笑顔」を使います。
仕事ができない人はいつも下を向いています。
特に、コミュニケーションが苦手なせいで仕事ができるようにならないと悩んでいる人はすぐに実践してほしい方法です。
あなたが思っている以上に、「笑顔」は好感度に大きく影響するもの。
「笑顔は相手の心をコントロールできる最強のコミュニケーションツール」
といわれるくらいです。
多少言葉が拙くても表情が明るいだけで、相手に好印象を与えられるので自然とコミュニケーションがうまくいくようになりますよ。
また、心の状態は
- 姿勢60%
- 言葉25%
- 目の焦点15%
で構成されています。
つまり、姿勢を変えるだけで心の状態を変えることができるのです。
- 背筋を伸ばす
- 胸を張る
- まっすぐ前を見る
など、「自信を持って仕事をしている人」の姿勢をまねるだけでネガティブな気持ちを変えることができます。
簡単だけど効果の高い方法なので、今すぐ姿勢を正してみてください。
8．周囲との付き合い方
仕事ができる人は人を不快にさせずにはっきり断ります。
仕事ができない人は周囲に合わせて、はっきり断れません。
本当は嫌な仕事や、飲み会など。
自信のない人は、人に否定されるのが怖いために、ことわるのが下手なことが多いものですよね。
例えば、「職場の飲み会に本当は行きたくないけど、みんなが行くから行かなければ」と考えてしまっているとすれば、「二回に一回の参加にする」という、自分でできそうなルールを作ってしまいましょう。
そうして、自分の意見を伝える機会を少しづつ増やしていくのです。
徐々に自分の意見を言うことに抵抗をなくしていけば、周りの意見に流されることもなくなります。
また、断るのがうまい人というのは人を不快にさせずに断ることができる人なのです。
だから、人を不快にさせない断り方のテンプレートさえ知っていれば、あなたも断り上手になることができます。
具体的には、
- 間を置かない→ すぐに「ごめんなさい」と返事をする
- 正直な気持ちを伝える→ 「あまり興味がなくて」など正直に
- 感謝の言葉を添える→ 「誘ってくれてありがとうございます」
先延ばしにすると「検討してくれてる」という印象を与えてしまいます。また、「別の予定が」などのウソだとまた誘われてしまいます。
「ごめんなさい、あまり興味がなくて・・・けれど、私に声をかけてくださってありがとうございます」というようにすぐに、正直に、感謝の言葉を添えた返事をすれば、相手を不快にさせることはありません。
9．自信
仕事ができる人はいつもポジティブで、謙虚です。
仕事ができない人はネガティブな言葉をよく使い、自慢話が多いです。
仕事ができない人がとにかく使いがちなネガティブな言葉。
そこで必要なのが、リフレーミングの練習です。
リフレーミングとはこれまでの枠組みをはずし、新しい(ポジティブな)視点で物事を捉えなおすことをいいます。とはいえ、そんなに難しく考える必要はありません。
この場合、ただネガティブな言葉をポジティブな言葉に言い変えようということです。
- 「多分、大丈夫です」→ 「はい、大丈夫です」
- 「はい、行こうと思います」→ 「はい、行きます」
- 「でも、○○だし・・・」→ ｢○○だけど、大丈夫」
など、まずは簡単な言葉からでいいので、曖昧でネガティブな言葉をポジティブに言いかえるように気をつけてみてください。
また自慢話が多いということは、人に認めてもらわないと自尊心が満たせない状態になってしまっているということです。
仕事に自信がないのなら、他に自分が認めてもらえる場所を作ってしまいましょう。自分の得意分野(スポーツなど)の社会人サークルは意外とあるものです。ネットで調べれば出てくるので、気になったサークルに参加してみましょう。
仕事以外で自分を認めてくれる人がいれば、仕事のことで職場で変に自慢話をしてしまうこともなくなります。
10．残業
仕事ができる人は残業をしません。
仕事ができない人は残業をします。
日本で仕事をしている人なら誰もが1度は「残業」のことで悩んだことがあるのではないでしょうか？
僕も会社員時代はよく残業について悩んでいました。
僕の場合は主に上司がまだ帰っていないと「なんとなく帰ってはいけない雰囲気がある…」というので残っていることがほとんどでした。
無言の圧力ってやつですね。
今思えば本当にどうでもいいことですがあの同時はなぜか帰れなったです。
アメリカの職場では日本と違い「残業＝仕事ができない」という考え方が浸透しているようです。
残業をするということは能力が低く要領が悪い。
逆に仕事ができる人は1つのタスクに費やす時間は短く、1日のタイムマネジメントもしっかりしているので時間通りに帰るのだそうです。こうやって文字にしちゃうと当たり前ですよね！
企業からしても仕事をしっかりやって生産性が高いうえに、残業代も払わなくていいのでコスト的にも最高の人材です。
最近では日本でも残業をなくそうとする会社が少しずつではありますが増えてきてはいます。しかし、ほとんどの会社では「残業」は当たり前の日本特有の残業文化が根強く残っているのが現状です。
もはや言うまでもないかもしれませんが、残業をしないメリットはたくさんあります。たとえば、
- 家族と一緒に食事をとることができる
- プライベートな時間をもてる
- 仕事終わりにお酒を飲める
- 心に余裕ができる
- 仕事と生活のメリハリはつけられる
- 終わる時間は分かっているので仕事をするモチベーション違う
などなど人によって違いはありますが挙げていくとキリがないほど出てきます。
残業しないためには限られた自分の時間を上手くコントロールするために「タイムマネジメント」することが重要です。具体的なタイムマネジメント方法は4つです。
- 仕事のはじまりは簡単なものから
- 1日のスケジュールは余裕をもって組む
- 残業になりそうな仕事を先に終わらす
- 期限を設ける
1．仕事のはじまりは簡単なものから
朝の仕事のはじめりはやる気はできないですよね。
そんな時には自分の今日のタスクの中から簡単で短時間で出来るものからさくっと終わらせましょう。そうすることで達成感が湧き、1日の作業効率があがります。
2．1日のスケジュールは余裕をもって組む
書類作成や電話、数字の管理、会議などの1日のスケジュールを組み時は、カツカツに入れるのではなく、なるべく余裕を持ったスケジュールを組みましょう。出来れば1~2時間ほどは全く何も予定を入れないほうがいいです。
仕事は予定通りにはいかないものなので、急な依頼に対応する時間や落ち着いて考える時間も重要です。
3．残業になりそうな仕事を先に終わらす
勤務終了時間の1時間前には、残業になりそうな仕事を探して片付けましょう。勤務終了時間ギリギリになると急にパタパタし始めて、違う仕事ある場合は多いです。
余裕をもつためにも他の仕事は片付けておきましょう。
4．期限を設ける
仕事の中には時間や期限はないものもあります。しかし、期限がないものは後回しになったり、集中できなく終了するまでの想像以上の時間がかかることがあります。
何事にも自分の中で期限を設けましょう。
はじめはタイムマネジメントをするのは難しいですがだんだんと出来るようになってきます。
是非挑戦してみてください！
以上、仕事ができる人と仕事ができない人の10の違いについて書いてきましたが、いかがでしょうか？
両者の間には、大きな違いがあるように思えるかもしれませんが、実はほんの小さな違いの積み重ねです。
どれか一つでも気を付けることで、周りから「仕事ができる人」として見られるようになるかもしまれませんよ。
タテノリ
今の働き方に不安を感じたら読む記事
ホリエモンやピータードラッカーといった著名人達が
推奨している働き方を当サイトでも推奨しています。
- 今の働き方に不安を感じる
- 今の職場に不満を感じる
そんな不安・不満を解消する新しい働き方であり、
現在一部で当たり前になってきている働き方です。
今後この事実を知らない人は損をすることになると思います。
これから先１０年、２０年後の未来をみすえている
あなたにぜひ読んで欲しいオススメの記事です。